¿Escanear el papel o crear un parte digital?
Si tu equipo ya lleva un modelo impreso y lo rellena durante la visita, puedes conservar ese proceso y digitalizar el documento al terminar. Si prefieres redactar la intervención en el portal y recoger las firmas en el móvil, utiliza el formulario de parte digital disponible en la demo de Seguridad.
Para las revisiones de edificios, la demo de Mantenimiento organiza el trabajo por cliente, edificio y equipo. Sus checklists se documentan como partes de mantenimiento. Elige el recorrido que corresponda al trabajo que has realizado.
Cómo escanear un parte o subir un archivo
- Abre el cliente al que pertenece el trabajo. Comprueba que estás guardando la documentación en el lugar correcto.
- Elige avería o mantenimiento. La clasificación debe corresponder a la visita que estás documentando.
- Captura o selecciona el documento. Puedes abrir el escáner para usar la cámara, seleccionar una foto que ya tengas o adjuntar un PDF.
- Revisa las páginas. Al trabajar con una imagen, ajusta las esquinas y comprueba que no se corta texto. Un PDF ya preparado se adjunta directamente.
- Guarda el parte. Preparar la imagen o generar el PDF es un paso previo al archivo del documento en el portal.
Para obtener un documento legible, coloca el papel sobre una superficie plana, evita reflejos y comprueba que se leen los datos y las anotaciones antes de guardar.
Crear un parte con firmas del técnico y del cliente
En Seguridad puedes documentar la intervención mediante el parte digital. Revisa el cliente, describe lo realizado y completa los datos que solicita el formulario antes de pasar a las firmas.
La firma se abre en una superficie amplia para facilitar el uso desde el móvil. El técnico y el cliente disponen de su propio espacio. Revisa que cada firma corresponde a la persona indicada y comprueba el documento antes de archivarlo.
La firma dibujada recoge la conformidad dentro de este flujo de trabajo. Si tu empresa necesita requisitos específicos de identificación, evidencia o firma electrónica, hay que concretarlos para su implantación.
El checklist también es un parte de mantenimiento
En Mantenimiento, primero localizas al cliente y el edificio. Para PCI, el checklist carga los equipos que corresponden al tipo de revisión del edificio; en instalaciones generales eliges los elementos sobre los que estás trabajando.
Comprueba físicamente los equipos y registra las excepciones e incidencias. Los valores que aparezcan preseleccionados facilitan la entrada de datos, pero debes revisarlos para que reflejen el resultado real del trabajo. Después consulta el resumen, recoge las firmas del técnico y del cliente y guarda el PDF de mantenimiento.
El inventario, el número de serie y el historial ayudan a relacionar cada revisión con su equipo. El contenido del checklist debe adaptarse a las instalaciones y operaciones que realice la empresa mantenedora.
Qué comprobar antes de dar la visita por cerrada
- Que el cliente y, cuando corresponda, el edificio son los correctos.
- Que la fecha, el tipo de intervención y las observaciones reflejan el trabajo realizado.
- Que las páginas se leen y las firmas están en su lugar.
- Que el guardado ha terminado y el documento aparece en el historial correspondiente.
El portal necesita conexión para consultar y guardar información. Si el guardado muestra un error, comprueba la conexión y el mensaje antes de repetirlo. Vuelve al historial para verificar si el parte ya quedó archivado y evitar duplicados.
Prueba el recorrido con datos de ejemplo
Las demos permiten entrar con un perfil técnico sin registrarte. Sus datos son ficticios y compartidos: utiliza nombres, documentos y firmas de ejemplo durante las pruebas.
Si necesitas coordinar turnos, tareas por centro y comprobaciones con fotografías, también puedes conocer XESTIVA para limpieza y servicios auxiliares, que tiene un recorrido adaptado a esa actividad.
Para valorar el uso con tus propios clientes y procesos, escribe a contacto@xestiva.com o prepara una consulta.